Här är listan över vad du ska göra, och framför allt vad du ska undvika, när du tar de första stegen.
✅ Börja med grundmodulen. VSME:s grundmodul innehåller elva nyckeltal som täcker det mest efterfrågade: energi, utsläpp, personal och styrning. Den täcker det som de flesta kunder, banker och investerare faktiskt frågar efter. Den mer omfattande modulen finns där när och om du behöver den.
✅ Utgå från siffror du redan har. Elräkningar, bränslekvitton, lönesystem och HR-data innehåller redan mycket av det som krävs. Innan du samlar in något nytt: se vad som redan finns i bokföringen och personalsystemen.
✅ Låt ledningen äga frågan. Rapportering som drivs av en enskild medarbetare vid sidan om ordinarie arbete blir sällan varaktig. Förankra arbetet hos ledningen från start, precis som med budget och affärsplan.
✅ Använd principen "om tillämpligt". VSME kräver ingen tung väsentlighetsanalys. Är en upplysning inte relevant för din verksamhet räcker det att säga det. Lägg inte tid på att analysera fram frågor som uppenbart inte gäller er.
✅ Se rapporten som ett verktyg, inte en slutprodukt. Använd insamlad data till att sätta konkreta mål, till exempel för energiförbrukning, och följ upp dem löpande, inte bara en gång om året.
✅ Var transparent med vad ni inte gör än. Det är bättre att skriva "vi mäter i dag inte X, men planerar att göra det nästa år" än att undvika frågan helt. Ärlighet bygger mer förtroende än en perfekt rapport.
✅ Utnyttja att standarden är gjord för er storlek. VSME är byggd med proportionalitet som grundprincip. Om en fråga känns orimligt betungande för ett företag i er storlek är det ofta ett tecken på att ni har missförstått kravet, inte att ni gör fel.
❌ Kopiera inte ett stort företags ESRS-rapport. ESRS är byggt för börsnoterade koncerner med helt andra resurser. Att försöka efterlikna en sådan rapport gör arbetet onödigt tungt och skapar en rapport som inte står i proportion till er verksamhet.
❌ Vänta inte på perfekt data. Många företag skjuter upp rapporteringen tills de har "rätt" system på plats. Börja med det ni har och förbättra underlaget successivt, en ofullständig rapport i år är bättre än ingen rapport alls.
❌ Gör det inte till ett engångsprojekt. En rapport som tas fram i panik en gång om året, utan uppföljning, ger begränsat värde. Bygg in insamlingen i den löpande verksamheten istället.
❌ Överdriv inte – och underdriv inte. Både glättade påståenden och överdriven självkritik skadar trovärdigheten. Håll er till det ni faktiskt kan visa med siffror.
❌ Lämna inte frågan hos en enda person utan mandat. Om ansvaret läggs på en person utan befogenhet att begära in data från andra avdelningar stannar arbetet upp så fort det blir motstånd.
❌ Fastna inte i att allt måste vara digitalt och avancerat från start. Ett kalkylblad som uppdateras varje kvartal är fullt tillräckligt för att komma igång. Digitala verktyg kan komma senare, när behovet vuxit.
❌ Missa inte att fråga vad era kunder faktiskt vill se. Att gissa vad mottagaren vill ha leder ofta till att man rapporterar fel saker. En kort avstämning med de viktigaste kunderna sparar mycket arbete.
Välkommen till en workshopserie där små och medelstora företag får hjälp med att stärka sin konkurrenskraft och bli trovärdiga underleverantörer till nya kunder. Träffa hållbarhetsexperter, förstå era utmaningar och kom i gång med att hållbarhetsrapportera. Serien är indelad i fyra olika delar, välj vilka du vill vara med på!
BioFuel Region är ett medlemsägt, icke-vinstdrivande företag som samlar kommuner och företag med höga hållbarhetsambitioner i norra Sverige. Vi verkar i de fyra nordligaste länen och har funnits sedan 2003. Genom vår unika roll skapar vi förutsättningar för att ta oss an gemensamma utmaningar kopplade till omställning, klimat och regional utveckling.
Vi består av sju medarbetare och finansieras genom medlemskap samt projektmedel. Vår organisation är grundad i samverkan och bygger på långsiktiga relationer – lokalt, nationellt och internationellt.
Kontaktinformation:
